プレゼンテーション・就活で使えるスキル!PREP法とは?結論から話してわかりやすい説明を!

仕事・就職

こんにちは。

どろろーなです。

今回はビジネスで使える伝え方ということで、PREP法について説明していきます。この記事を読んでるあなたはPREP法、知っていますか?

簡単に言うと「結論から述べる」ということでして、意識せずにしている人もいると思いますが、理論を学ぶことにより更に理解が深まり「腹落ち」することができます。プレゼンや就職活動でも多いに意識すべきPREP法、この機会に学んじゃいましょう☆

PREP法とは?

PREP法とは、受け手が理解しやすいようにした文章・提案構成のことになります。

  1. Point(要点、結論): 始めに主張したい結論、要点を述べます。
  2. Reason(理由): 主張することの理由、根拠を述べます。
  3. Example(具体例): 結論に至るまでの理由を具体例を元に補助します。
  4. Point(要点、結論): 理由、具体例を踏まえて要点としてまとめます。

このように、主張内容をはじめに述べ、その理由を説明したあとに理由を補助する形で具体例を提示し、結論に立ち戻る説明の仕方になります。例えば、下記はPREP法を使わずに書いた文章です。

私は企業に勤めています。月曜日から金曜日までの平日は出社し、19時頃帰宅します。19時に帰宅し夕食や入浴などを済ませると自由な時間があまりなく、自分の好きな本を読んだり勉強をする時間があまりとれません。なので、平日の勉強時間は朝早く起きてするようにしています。朝型のほうが集中力も上がると言われていますし…

冗長~。このように、何も意識しない文章って「結局何を言いたいの?」という結論がごちゃっとしちゃうのです。この文章をPREP法を使ってリライトしてみます。

  • 【結論】私は平日朝早く起きて勉強しています。
  • 【理由】何故なら、夜はあまり自由な時間が取れないためです。
  • 【具体例】平日出社したときは19時頃まで働き、帰宅し家事を終えるともう20時ということはありませんか?
  • 【結論】なので、平日は集中できる朝に起きて勉強しています。

我ながら駄文。朝早く起きてることを主張したい文章ってなんぞ?

…というように、結論から述べることにより文章の骨子が受け手に伝わりやすくなる技法がPREP法なのです。

社会人になると「結論から言え」と口うるさく上司から言われませんか?(うるさい上司ですね!)実はその背景には「結論から伝えることが有効な伝え方である」PREP法の存在があったりします。

PREP法が「伝えることに有効である」理由

結論(ゴール)が明確化され、主張内容が簡潔化される

上でも述べていますが、結論を先に述べないと「結局何が言いたいの?」となりがちです。話し手が話したことを聞き手は全て聞いているわけではないのです。目から入ってくる情報と耳から入ってくる情報の中で、特に印象に残る部分が強く脳に記憶されます。

話のはじめと最後で結論を述べることにより、「はじめに述べた結論」と「二回目に出てきたまとめの結論」があることにより、主張したい内容が反復されているため、細かい内容までは把握できなくても主張の概要を理解させることができます。

結論が既にインプットされているため、根拠と具体例の理解が深まる

根拠や具体例などはあくまで「主張したい内容を補助する情報」です。根拠や具体例から話し始めると、その根拠から導き出される答えが何かわからないため、「どの部分にフォーカスして話を聞いたらいいか?」が予想できません。

御社の状況としては前月は昨年比90%の利益でした。〇〇部門の売り上げは好調な一方で、××部門の売り上げは95%。また、▲▲部門は売り上げは好調でしたが販管費が増加していて~ ですので、私は現場のオペレーションを効率化し販管費を落とすこの機器をご提案いたします!

最後の文章を読むまでどの数字に着目して聞いたらいいかがわからず、この前半の根拠や具体例が聞き手側でかなり抜けます。(理解できません)

  • 【結論】現場のオペレーションを効率化し販管費を落とすこの機器をご提案いたします。
  • 【理由】何故かという部分ご説明します。御社の前月利益は昨年比90%でした。〇〇と▲▲が売り上げ好調、××部門は95%で売り上げはトータル昨年比105%ですが、販管費が大きく増加したのが利益を圧迫している要因です。販管費が増加しているのが▲▲部門になります。
  • 【具体例】例えばA社では現場での登録作業の業務を改善することによりオペレーションが改善し、販管費が20%削減できました。▲▲部門でもこのオペレーションを改善することにより、20%ほどの販管費削減が見込めるため、トータルでの利益110%の達成が可能となっています。
  • 【結論】ですので、現場オペレーション改善の実績があるこちらの機器をご提案させていただきます。

このように、冒頭で結論を述べると「この後語られる情報は販管費に関連することだな」と聞き手が理解できるため、フォーカスするべき情報がわかることにより理解度が深まります。

PREP法のメリット

聞き手が理解しやすい(ストレスがかからない)

PREP法は主張がはじめに述べられているため、「その話が何なのか?」ということを聞き手が理解してから話が進みます。そのため、「何の話?」とか、「何が言いたいの?」ということが減り、理解度が高まります。(上で述べたことですね)

ひいてはわけのわからない話をされてイライラ…ということが減り、聞き手のストレス削減になるということですね。

短時間で伝えることができる

結論から述べるため、言いたいことを短時間で伝えることができます。何も考えずに説明して、話している最中に思い付いた・思い出したことを盛り込みながら話してしまい、話が長くなって結局ポイントからずれてしまった…という経験ありませんか?

結論から話すことにより、主張のテーマが明確化されてブレずに短時間で伝えたいことを伝えることができるようになります。

自分の主張を整理できる

PREP法を心がけて説明するということは、「自分の中で体型立てて理解・把握するクセがつく」ということです。(自分が主張したいことはなにで理由は何か、具体例は何か?が理解できないと説明できませんからね!)

自分が主張しようとしていることに「しっかり根拠があるか?」「具体的な例はあるか?」を整理することで、説得力のあるビジネスコミュニケーションが可能になります。

PREP法の活用が有効なシーン

基本的にどんな場面でも話を分かりやすくできるPREP法ですが、特に有効であるというシーンがいくつかあります。それは…

  • 聞き手の集中力が摩耗している(摩耗する)
  • 短い時間で説明したい、説明されたい

です!前述の通り「聞き手がストレスなく理解でき、短時間で理解できる」ということがそのまま活きるシーンが多々あります。具体的に見ていきましょ~

就職活動(自己PR、志望動機など)

就職活動ではまずはエントリーシートを提出し、面接を行いますね。このとき、あなたのESは1枚であなたはたった1人…ですが企業側からすれば何千もの学生のうちの1人。たくさんの学生を審査しなくてはなりません。ESでも面接でも、何千人も見ていたらぶっちゃけ集中して一言一句理解するなんて出来ないですね。

そんなとき、自分の主張したいことをPREP法で簡潔に伝えることにより、「集中力が摩耗していても短時間で言いたいことを理解してもらう」ことができます。

プレゼンテーション、スピーチ

ビジネスにおいて、プレゼンテーションやスピーチをすることがあると思います。実はプレゼンテーションを聞く側が高いレベルで集中して聞けるのは開始30秒まで…と言われています。プレゼンテーションは双方向の会話と異なり一方的なコミュニケーションのため、普通の会話などより集中力が切れやすいのですね。

また、ビジネスにおいては何より「結論が重要」です。得意先への提案や上司への報告含め、結論ありきで話すことになるため、PREP法の活用が有効ですね。

まとめ…SDS法というのも併せて学びましょう。

今回はわかりやすい説明をするためのPREP法について説明しました。結論から先に述べる…ということでしたが、実は結論から先に述べずストーリー性を持たせるほうがいい場面や、概要だけ説明し結論を最後に述べるほうがいいときもあったりします。

次回は、PREP法よりも長時間での説明において有用なSDS法について説明していきたいと思います。

…でもそもそもこのブログはPREP法でちゃんと書けてるかな?など、気にしているどろろーなでした。

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